Har din revisor frågat dig efter en SIE-fil? Vad är det för något egentligen? Jo, det ska jag förklara.
En SIE-fil är en datorfil av SIE-format. SIE-formatet är en standard som tagits fram av svenska SIE-Gruppen som är en intresseförening av framförallt svenska programvarutillverkare (ekonomiprogram). Syftet med SIE-formatet är att det ska vara lätt att flytta ekonomisk information mellan olika datorprogram, t.ex. vid byte av ekonomisystem, användare av olika ekonomiprogram eller när en redovisningskonsult eller en revisor vill ha information.
De flesta anständiga svenska ekonomiprogrammen på marknaden (se lista hos SIE-Gruppen här) erbjuder en SIE-exportfunktion. Filen som exporteras är textbaserad och innehåller lite olika information beroende på vilken typ av SIE som exporteras. De vanligaste typerna av SIE som framgår av SIE-Gruppens hemsida är:
- Typ 1 Årssaldon. Innehåller årets ingående och utgående saldon för samtliga konton i kontoplanen
- Typ 2 Periodsaldon. Innehåller all information från typ 1 samt månadsvisa saldoförändringar för samtliga konton.
- Typ 3 Objektsaldon. Identisk med typ 2, men saldon finns även på objektnivå, t ex kostnadsställen och projekt.
- Typ 4 Transaktioner. Identisk med typ 3, men innehåller även samtliga verifikationer för räkenskapsåret. Detta filformat kan användas för export av årets grundboksnoteringar till ett program för transaktionsanalys
- Typ 4i Transaktioner. Innehåller endast verifikationer. Filformatet används när ett försystem, t ex ett löneprogram eller ett faktureringsprogram ska generera bokföringsorder för inläsning i bokföringssystemet.
Själv arbetar jag vanligtvis med SIE Typ 4 (SIE4) då den ger mig möjligheten att med olika revisionsprogramvaror göra analyser av företagets redovisning på ett snabbt och effektivt sätt. Det sparar mycket tid för mig och mycket pengar för kunden.
En anekdot om SIE-filer och att spara pengar
SIE är alltså en svensk standard och därför inte något som erbjuds som standard när man köper utländska ekonomisystem. För några år sedan träffade jag en kund som implementerat ett utländskt affärssystem som var som klippt och skuret för deras verksamhet och där allt de behövde fanns. Trodde de! När revisionsbyrån sedan önskade en SIE-fil så fanns inte den möjligheten i det systemet. Det gick dock att lösa enligt konsulterna som implementerat programmet – för ca 300.000 svenska kronor!
I detta fallet får man göra avvägningen mellan vilken årlig extrakostnad det skapar i revisionsarvode kontra anskaffningsvärdet för SIE-modulen. Man får även ta hänsyn till att man i framtiden troligtvis kommer att byta ekonomisystem igen och då kan det vara svårt att få över informationen, utan väldigt stora konsultkostnader. Tyvärr är detta något många företag inte tänker på när man tar in offerter på ekonomisystem eftersom det sällan är vanliga händelser i den löpande verksamheten. Ett annat exempel på när SIE-standarden åsidosatts är många av de olika ”gratis” molntjänster som erbjuds på nätet. Så var försiktiga när ni väljer nytt ekonomisystem! SIE-standarden kan spara er mycket pengar.
Detta är inlägg 18 av 100 i min #blogg100-medverkan.
