Kassaflödesanalys i K2 och K3 – vad gäller?

Vad är en kassaflödesanalys? Kassaflödesanalysen är en del av ett företags årsredovisning och/eller en koncerns koncernredovisning. Den består av en uppställning som visar in- och utbetalningar under räkenskapsåret. Den fokuserar alltså mer på likvida flöden än på intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret, vilket ju är fokus i resultaträkningen. Genom att fokusera på likviditeten så är kassaflödesanalysen en viktig komplettering till informationen i resultat- och balansräkningen, som faktiskt gör att man kan förstå ett företag på ett helt annat sätt än genom att bara analysera resultat- och balansräkning. Inte minst banker och andra kreditinstitut fokuserar mycket på kassaflöden. Tidigare kallades kassaflödesanalys för övrigt för ”finansieringsanalys”.

Vilka behöver upprätta en kassaflödesanalys? Det är inte alla företag/koncerner som har krav på sig att upprätta en kassaflödesanalys. Större företag/koncerner, enligt Årsredovisningslagens definition (80Mkr omsättning m.m.) i ÅRL 1:3, är skyldiga att bifoga en kassaflödesanalys i sin års- och/eller koncernredovisning medan mindre företag får lov att göra det frivilligt.

K2 eller K3. Spelar det någon roll? Definitionen av större företag hänger ju även ihop med val av redovisningsregelverk där större företag har som krav att tillämpa K3 medan mindre företag får tillämpa K2, som är ett förenklingsregelverk, eller frivilligt tillämpa K3. Mindre företag som frivilligt tillämpar K3 behöver ej upprätta kassaflödesanalys, men får göra det frivilligt. Jag går inte in mer specifikt på skillnader mellan K2 och K3, eller för- och nackdelar med de olika regelverken, i detta inlägg. Det finns mycket material på nätet om detta redan, och eventuellt kan det återkomma här på bloggen längre fram i tiden, men inte nu utan här blir det fullt fokus på kassaflödesanalysen. Grunden för kassaflödesanalysen läggs alltså i Årsredovisningslagen medan den förtydligas i redovisningsregelverken K2 (kapitel 21) och K3 (kapitel 7). Se vidare Bokföringsnämndens Allmänna råd. Här finns även exempel på uppställningar. Jag kommer vidare främst att utgå från K3-regelverket där det är absolut vanligast med kassaflödesanalyser.

Kassaflödesanalysen kan upprättas utifrån två olika metoder; indirekt metod och direkt metod. Indirekt metod är absolut vanligast och har du läst börsbolagens årsredovisningar är det med största sannolikhet den indirekta metoden du sett. Indirekt metod är också den enda metod som är tillåten enligt K2. Kortfattat utgår indirekt metod från rörelseresultatet medan den direkta metoden utgår direkt från in- och utbetalningarna. I detta inlägg kommer jag utgå helt från den indirekta metoden.

Kassaflödena delas upp i och redovisas på 3 olika nivåer i kassaflödesanalysen: den löpande verksamheten, investeringsverksamheten och finansieringsverksamheten. Lite kortfattat särskiljer de sig såhär:

  • Den löpande verksamheten visar hur bra företaget/koncernen är på att skapa kassaflöde från sin/sina huvudsakliga verksamhet/er. I mindre företag är det inte ovanligt att detta utgörs av rörelseresultatet med återläggning av avskrivningar (som ju inte är ett kassaflöde i sig) som sedan justeras med årets förändringar av rörelsekapitalet. I större företag brukar det vara aktuellt med flera justeringar av poster som inte är kassaflödespåverkande.
  • Under investeringsverksamheten redovisas t.ex. kassaflöden hänförliga till inköp eller försäljning av tillgångar, aktier eller annat som inte normalt ses som löpande verksamhet.
  • Under finansieringsverksamheten framgår kassaflöden som kommer ur t.ex. förändring av lån, nyemission, erhållna aktieägartillskott etc.

På vilken nivå ska kassaflödet redovisas? Tekniken för att fördela kassaflödena till rätt nivå är relativt teknisk och större företag använder normalt sig av ett affärssystem som är programmerat för att fånga upp dessa transaktioner och isolera dem i kassaflödesanalysen. Det är inte alltid helt solklart vilka kassaflöden som hör till vilka nivåer och det får vi ofta frågor om i vår roll som rådgivare. Det finns t.ex. problematik när man ska redovisa factoring, koncernflöden, finansiell leasing, lån och krediter m.m. men ofta finns det stöd att få i regelverken.

Hur vet man om det blivit rätt då? Summan av kassaflödena ska sedan bli ”Årets kassaflöde” som i sin tur ska vara förändringen av företagets/koncernens likvida medel från det föregående räkenskapsåret (OBS! I vissa fall kan det bli nödvändigt med avvikelse från detta och då ska det redovisas i en not). Man kan således säga, något förenklat, att kassaflödesanalysen är en rejäl notupplysning till likvida medel i balansräkningen.

Bruttoredovisning är huvudregel i alla kassaflöden. Man får alltså inte kvitta olika kassaflöden mot varandra (nettoredovisning). Det finns vissa undantag som t.ex. klientmedel, förändring av checkräkningskredit samt särskilt stor omsättning av vissa finansiella tillgångar som ska nettoredovisas. Nettoredovisning ska också göras om omläggning av ett lån görs hos samma kreditgivare utan att det leder till någon transaktion på företagets likvidkonto och samma princip gäller om man t.ex. förvärvar en materiell anläggningstillgång genom ett avbetalningskontrakt eller vid finansiell leasing (K3 7.17).

Avslut! Detta är alltså lite tankar kring vad det innebär att upprätta en kassaflödesanalys. Det finns som sagt en mängd potentiella utmaningar här, beroende på typ av företag/koncern/verksamhet, men ofta går det att få ihop en relativt bra kassaflödesanalys med ganska enkla medel och det ger viktig information om i princip alla företag. Om ni vill ha stöttning alternativt få hjälp med en förenklad kassaflödesanalys för er verksamhet så hör av er så hjälper jag gärna till!

Implementering av affärssystem

Ska ert företag implementera ett nytt affärssystem? Behöver ni rådgivning för att försäkra er om att de viktigaste funktionerna i ekonomisystemet fungerar?

Jag är ju inte bara Auktoriserad revisor, civilekonom och småbarnsfar. Jag är ju även systemvetare (faktiskt!) och lite av en 1337 IT-nörd. Av den anledningen har jag fått en hel del uppdrag som är IT-relaterade och där är ju införandet av ett nytt affärssystem något av de största projekten man kan bli involverad i.

Jag och mina kollegor har varit bollplank åt flera kunder som infört olika affärssystem, och har även kontakt med experter, så att införandet ska bli så smidigt som möjligt. Fungerar allt kring redovisning, lön, lagerredovisning etc? Ska det vara molnbaserat eller inte? Kommer åtkomsten bli tillräcklig? Hänger säkerheten med?

Värt att notera är att införandet nya affärssystem alltid innebär mer arbete (och kostnader) än man först tror så det är viktigt att sätta de mest verksamhetskritiska funktionerna så tidigt och bra man kan. Därefter kan man finslipa systemen, men slipper ändå stopp i verksamheten.

Hör av er till mig om ni vill ha en diskussion om er implementering.

På tal om stopp i verksamheten. Glöm inte heller IT-revision! 🙂 Trevlig helg!

Detta är inlägg 94 av 100 i min #blogg100-medverkan.

affärssystem

Vad är en SIE-fil?

Har din revisor frågat dig efter en SIE-fil? Vad är det för något egentligen? Jo, det ska jag förklara.

En SIE-fil är en datorfil av SIE-format. SIE-formatet är en standard som tagits fram av svenska SIE-Gruppen som är en intresseförening av framförallt svenska programvarutillverkare (ekonomiprogram). Syftet med SIE-formatet är att det ska vara lätt att flytta ekonomisk information mellan olika datorprogram, t.ex. vid byte av ekonomisystem, användare av olika ekonomiprogram eller när en redovisningskonsult eller en revisor vill ha information.

De flesta anständiga svenska ekonomiprogrammen på marknaden (se lista hos SIE-Gruppen här) erbjuder en SIE-exportfunktion. Filen som exporteras är textbaserad och innehåller lite olika information beroende på vilken typ av SIE som exporteras. De vanligaste typerna av SIE som framgår av SIE-Gruppens hemsida är:

  • Typ 1 Årssaldon. Innehåller årets ingående och utgående saldon för samtliga konton i kontoplanen
  • Typ 2 Periodsaldon. Innehåller all information från typ 1 samt månadsvisa saldoförändringar för samtliga konton.
  • Typ 3 Objektsaldon. Identisk med typ 2, men saldon finns även på objektnivå, t ex kostnadsställen och projekt.
  • Typ 4 Transaktioner. Identisk med typ 3, men innehåller även samtliga verifikationer för räkenskapsåret. Detta filformat kan användas för export av årets grundboksnoteringar till ett program för transaktionsanalys
  • Typ 4i Transaktioner. Innehåller endast verifikationer. Filformatet används när ett försystem, t ex ett löneprogram eller ett faktureringsprogram ska generera bokföringsorder för inläsning i bokföringssystemet.

Själv arbetar jag vanligtvis med SIE Typ 4 (SIE4) då den ger mig möjligheten att med olika revisionsprogramvaror göra analyser av företagets redovisning på ett snabbt och effektivt sätt. Det sparar mycket tid för mig och mycket pengar för kunden.

En anekdot om SIE-filer och att spara pengar

SIE är alltså en svensk standard och därför inte något som erbjuds som standard när man köper utländska ekonomisystem. För några år sedan träffade jag en kund som implementerat ett utländskt affärssystem som var som klippt och skuret för deras verksamhet och där allt de behövde fanns. Trodde de! När revisionsbyrån sedan önskade en SIE-fil så fanns inte den möjligheten i det systemet. Det gick dock att lösa enligt konsulterna som implementerat programmet – för ca 300.000 svenska kronor!

I detta fallet får man göra avvägningen mellan vilken årlig extrakostnad det skapar i revisionsarvode kontra anskaffningsvärdet för SIE-modulen. Man får även ta hänsyn till att man i framtiden troligtvis kommer att byta ekonomisystem igen och då kan det vara svårt att få över informationen, utan väldigt stora konsultkostnader. Tyvärr är detta något många företag inte tänker på när man tar in offerter på ekonomisystem eftersom det sällan är vanliga händelser i den löpande verksamheten. Ett annat exempel på när SIE-standarden åsidosatts är många av de olika ”gratis” molntjänster som erbjuds på nätet. Så var försiktiga när ni väljer nytt ekonomisystem! SIE-standarden kan spara er mycket pengar.

Detta är inlägg 18 av 100 i min #blogg100-medverkan.

sie