Ekonomi- och redovisningshandböcker

Ett sätt att minimera risk på sin ekonomiavdelning eller redovisningsavdelning är att skriva ned alla viktiga rutiner och processer i ett dokument, t.ex. en ekonomihandbok eller redovisningshandbok.

Är du ansvarig för en ekonomi- eller redovisningsavdelning som CFO, ekonomichef, redovisningschef, styrelseledamot eller VD? Jag rekommenderar alla företag som inte har en oerhört enkel redovisning, eller anlitar en redovisningsbyrå, att ta tag i detta.

Vi har varit delaktiga i denna process vid ett flertal tillfällen för att säkerställa att företagsledningen får med alla viktiga rutiner och processer kring redovisning, bokföring, bokslut, inkomstdeklaration, skattedeklaration etc.

I en sådan handbok kan man tydliggöra t.ex. företagets kontoplan, resultatenheter, datum för avstämningar m.m. Detta gör att ekonomiavdelningen upplever en större trygghet i sitt arbete vid t.ex. personalomsättning, frånvaro etc. Det kan också ge dig i styrelsen eller företagsledningen en trygghet i ditt arbete då du vet att det är lätt att ta in, och lära upp, ny personal på både assistent- och chefsnivå till ekonomiavdelningen.

Arbetet med en manual för ekonomiavdelningen brukar flyta på bra så fort man kommit igång med den. Behöver ni en knuff över tröskeln? Vill du ha vår hjälp med detta så hör bara av dig till mig så ser jag till att ni kommer igång med arbetet.

Detta är inlägg 93 av 100 i min #blogg100-medverkan.

redovisningshandbok

Förbättra likviditeten!

Det finns några enkla sätt för dig som företagare att förbättra likviditeten. Jag tänkte komma med några exempel.

Jag skrev lite om detta för snart två år sedan i mitt inlägg ”Trött på dåliga betalare?” och tänkte konkretisera och komplettera detta med några exempel på hur du kan förbättra företagets likviditet:

  1. Kredittider – Genom att sätta ett tidigare förfallodatum på dina fakturor (t.ex. 15 istället för 30 dagar) förbättrar du omedelbart din likviditet. På motsvarande sätt kan du möjligen förhandla med dina leverantörer så att du får längre tid på dig att betala deras fakturor. Allt för många bolag hamnar i en sits där de agerar bank genom att ha alldeles för lång kredittid på sina egna fakturor i kombination med att de pressas av sina leverantörer.
  2. Likviditetsbudget – Genom att upprätta en likviditetsbudget håller du koll på t.ex. amorteringar, moms, skatter m.m. som annars kan sätta käppar i hjulet för din likviditetsplanering. Vi har hjälpt många kunder med detta.
  3. Utvärdera dina kunder – Det finns mängder av kreditvärderingsinstitut samt offentlig information om företag på Internet. En del information kan man få utan att betala, och annan information kostar lite grann men detta kan du snabbt tjäna in. Om det är något som känns osäkert kring kunden fråga gärna mig då jag gör flera analyser på detta varje vecka. Vad betyder t.ex. vissa poster i bolagets årsredovisning? Vad innebär det att bolaget inte har revisor? Finns revisor som har skrivit ”orent” i revisionsberättelsen? Finns betalningsanmärkningar? Allt detta kan jag se och hjälpa dig med i er bedömning av kunden.
  4. Gör en handlingsplan – Det är lätt att blanda in känslor och tyckande när det är dags att agera mot en sen betalare. Undvik det genom att göra en handlingsplan på exakt när du ska skicka påminnelse, skicka till inkasso alternativt lämna till Kronofogden. Genom att göra det så har du lagt grunden för att alltid agera konsekvent och rättvist gentemot dina kunder. Varför ska en misskötsam kund få fördelar gentemot dina skötsamma kunder?
  5. Begär förskott/garantier – Beroende på hur du riskklassificerar din motpart så begär olika typer av säkerheter för att du ska erhålla din betalning såväl i tid som överhuvudtaget.
  6. Tydlig avbetalningsplan – Om du inte begärt förskott eller säkerhet och du och din kund kommer överens om en betalningsplan – var tydlig! Vilka tidpunkter gäller och vilka konsekvenser medför det om ytterligare förseningar uppkommer?
  7. Rätt person på rätt plats – Låt inte de kundansvariga sköta kontakten avseende sena betalningar, utan avsätt annan resurs för detta. Lämpligen sköter bolagets ekonomiansvarige dessa kontakter så att bolagets verksamhetsrelation med motparten inte försämras p.g.a. bristande betalningsrutiner hos kunden. Det kan ju vara så att bolagen i sig är rätt för varandra, men att bara betalningarna av en eller annan anledning fallerar.
  8. Inkasso-partner – För att sänka kostnaden för att själva hantera förfallna fordringar samt öka sannolikheten för betalning ska du ha en bra partner för dessa ärenden. Detta är ofta win-win för dig och din partner.
  9. Bind ej all överskottslikviditet – I välmående bolag kan det vid vissa perioder uppstå en överlikviditet. Självklart ska du söka maximal avkastning för denna, men var försiktig med att binda upp för mycket. Ta en diskussion med din bank för att få hjälp med detta.

Detta var några konkreta tips i hur du kan förbättra likviditeten i ert bolag. Det finns alldeles säkert många fler tips beroende på vilken verksamhet och ställning ert bolag har. Kontakta gärna mig för rådgivning kring detta.

Detta är inlägg 22 av 100 i min #blogg100-medverkan.

kassaflöde

Skillnad på revisor och redovisningskonsult

Vet du vad det är för skillnad på en revisor och en redovisningskonsult? Inte? Då är du inte ensam.

Undertecknad är ju t.ex. revisor (Auktoriserad), men ”egentligen” inte redovisningskonsult. Även om våra tjänster ofta tangerar varandra, så är de i grunden helt olika. Väldigt förenklat kan man säga att en redovisningskonsult tar fram redovisningen och att en revisor reviderar/granskar den.

Nu är jag ju inte redovisningskonsult, men jag ska ändå ge mig på en kortare beskrivning av både det och revisorns roll samt belysa en del stora skillnader:

Redovisningskonsulten

I ett lite större företag (fler än 15-20 anställda) har man oftast en anställd redovisningsperson som t.ex. redovisningsansvarig, redovisningschef, ekonomiansvarig, ekonomichef, CFO eller liknande titel. Dessa personer har bl.a. redovisningen som sitt ansvarsområde. I vissa företag av denna storlek, men särskilt i mindre företag än dessa, så är det vanligare att man anlitar en redovisningskonsult.

Redovisningskonsulten hjälper bl.a. företaget att bokföra alla affärshändelser enligt Bokföringslagen, hanterar löneredovisningen, gör avstämningar för månadsrapportering, upprättar och skickar in skattedeklarationer för mervärdesskatt (moms) och löneskatter (källskatt och sociala avgifter/arbetsgivaravgifter), upprättar bokslut och tar fram årsredovisning, inkomstdeklaration, kontrolluppgifter m.m. 

Alla, oavsett utbildning, har rätt att kalla sig ”redovisningskonsult” precis som att alla har rätt att kalla sig ”revisor” (läs mer om skyddade titlar i mitt inlägg ”Skillnad mellan godkänd och auktoriserad revisor – eller?”). Precis som på revisorssidan kan redovisningskonsulter bli Auktoriserade. Auktorisationen av redovisningskonsulter utförs av FAR och SRF. Auktorisationen av redovisningskonsulter har de senaste åren tuffats till avsevärt, även om den fortfarande är betydligt enklare än Auktorisationen för revisorer. Att kraven på de Auktoriserade redovisningskonsulterna höjts är en kombination av att redovisningskonsulter har fått ett större ansvar då revisionsplikten avskaffats för de minsta företagen samt att väldigt många redovisningskonsulter av den gamla skolan tyvärr hållit en mycket låg kvalitet.

Auktoriserade redovisningskonsulter kan avge en bokslutsrapport som fogas till årsredovisningen som tydliggör att arbetet gjorts av en auktoriserad redovisningskonsult samt att arbetet utförts enligt REKO (Svensk standard för redovisningstjänster). Tyvärr är det fortfarande få som avger denna rapport och det tror jag har med att göra att den inte blivit accepterad som kvalitetsstämpel av intressenter såsom banker, Skatteverket m.fl. Nackdelen med bokslutsrapporten är att den inte går att ändra från standardutformningen så som en revisionsberättelse gör. Den går alltså inte att göra ”oren”. Så antingen finns den där eller så finns den inte där. Detta går tyvärr att tolka som att väldigt många årsredovisningar, som upprättats av Auktoriserade redovisningskonsulter, inte upprättats i enlighet med REKO när de de facto gjort det.

Revisorn

Jag har genom åren skrivit mycket om vad en revisor (jag) gör och är, så det lämnar jag lite åt dig som läsare att förkovra dig i genom bl.a. inläggen:

Revisorn granskar årsredovisningen samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning av bolaget. I detta ingår bl.a. bokföring, löneredovisning, skatteredovisning, åtföljande av övriga lagar m.m. Revisorn avger en revisionsberättelse, som är en del av företagets årsredovisning, i vilken revisorn bl.a. uttalar sig om årsredovisningen och styrelsens och VD’ns ansvarsfrihet. Revisionsberättelsen kan vara enligt standardutformning (ren revisionsberättelse) eller ha vissa modifieringar (oren revisionsberättelse – anmärkningar, upplysningar etc.).

Naturligtvis är det även viktigt för en revisor att ha mycket god kunskap om redovisning eftersom denne bl.a. ska granska rutinerna kring redovisningen och de siffror som redovisningen skapat i företagets bokföring, bokslut och årsredovisning. Det är vanligt att revisorer under sin utbildning arbetar med redovisningstjänster för att lära sig detta ordentligt, och det har även jag gjort.

Övriga skillnader mellan revisorer och redovisningskonsulter

Utöver denna åtskillnad som upprättare och granskare, så finns det lite andra skillnader som är värda att belysa:

  • Lagstadgad revision – Vissa företag är enligt lag är skyldiga att välja en revisor. Den valda revisorn är ett av fyra bolagsorgan i den svenska bolagsstyrningen och registreras som vald revisor i offentligt register hos Bolagsverket. I inlägget ”Behöver jag revisor?” reder jag ut vilka företag det är som har lagkrav på sig att ha en vald revisor och vilka som inte behöver det. I många av de fall där det inte behövs en vald revisor är det istället mycket lämpligt att anlita en redovisningskonsult för att få säkerställt att man tänkt rätt i sin bokföring. Tyvärr har den avskaffade revisionsplikten för de minsta företagen medfört stora brister i bolagens årsredovisningar, vilket jag skrivit mer om i mitt inlägg ”Avskaffa revisionsplikten!”.
  • Pris-/löneskillnad – Jag får ofta frågor om jag kan hjälpa till med tjänster som är mer naturliga att anlita en redovisningskonsult för. I många fall kan jag det, men ofta är det betydligt lämpligare att anlita en redovisningskonsult då de är mer vana vid det arbetet än vad jag är (=gör det snabbare) och ofta har ett lägre timpris (=gör det billigare) än en revisor. Att en redovisningskonsult ofta har ett lägre timpris än en revisor hänger generellt sett ihop med att det krävs en något kortare utbildning att få sin titel samt att revisorn som bolagsorgan har ett större ansvar i sin rapportering än vad redovisningskonsulten har. Detta har även som följd att redovisningskonsulters löner generellt ligger lägre än revisorers.
  • Jävsregler – Det är inte i alla fall som revisorn kan erbjuda redovisningstjänster åt revisionskunder. Det finns jävsregler i Aktiebolagslagen och Revisorslagen som innebär att revisorn inte får granska sitt eget arbete, vilket i grunden förstås är positivt. Tyvärr skapar det problem för många företag, ofta mindre sådana (i Årsredovisningslagen ungefär definierat som mindre än 80Mkr omsättning/40Mkr balansomslutning/50 anställda), som tycker det är smidigt att anlita en och samma byrå för dessa närliggande tjänster. Dessa jävsregler menar jag är främst avsedda för de lite större företagen där det finns en samhällelig risk ifall något skulle vara väsentligt felaktigt. Självklart säger logiken att ju fler steg av granskning ett företag går genom, ju mindre risk är det att något fel slinker genom, men det måste ju finnas en rimlighet i detta. Det ska sägas att det idag finns förenklingsregler som gör att revisionsbyråer kan erbjuda vissa redovisningstjänster åt mindre företag, men dessa regler har på flera olika sätt inte riktigt hängt med i tiden och är därför mycket omdebatterade. Jag tror att det i framtiden kommer att förenklas så att alla mindre företag kommer att kunna anlita samma byrå för att få dessa tjänster utförda. Detta tror jag att alla tjänar på.
  • Utseende – Som revisor vill jag också, helt objektivt förstås, påpeka att revisorer är mycket snyggare, roligare, starkare och mer trevliga än redovisningskonsulter. Detta kan dock ha att göra med min fäbless för #revisorshumor 🙂

Skämt åsido! Hoppas att detta klargjort skillnaden mellan revisorer och redovisningskonsulter samt kanske väckt någon tanke kring vår bransch. Om du har någon fråga kring detta eller annat så är det bara att skriva i kommentarsfältet här eller kontakta mig via kontaktuppgifterna på sidan.

ILoveAudit

Koncernredovisning

Dags för lite skryt! Jag kan koncernredovisning.

Det är idag tyvärr många revisorer och redovisningskonsulter som inte behärskar tekniken för att ta fram en koncernredovisning. Det beror på att gränsen för då koncerner har krav på sig att upprätta koncernredovisning höjdes den 1 november 2010Årsredovisningslagen (ÅRL) ändrades. Kravet gäller nämligen endast ”större koncerner” som efter denna förändring är företag som uppfyller mer än ett av dessa krav två år i följd:

  • 50 medelantal anställda
  • 40 miljoner kronor i balansomslutning
  • 80 miljoner kronor i nettoomsättning

Tidigare gällde istället motsvarande, men med siffrorna 50/25/50 och bara några år före detta gällde gränserna 10 anställda och 24 miljoner i nettoomsättning (!). Som ni förstår är det en väldigt stor del av de dåvarande ”stora” koncernerna som nu är undantagna. Anledningen till höjningen är särskilt att förenkla för företagen och detta är förstås en förenkling då det många gånger kan vara förknippat med problem och kostnader att ta fram en koncernredovisning. Detta har också lett till att de nuvarande ”stora” företagen normalt har egna resurser såsom CFO, ekonomichefer etc. som upprättar dessa varpå revisorer och redovisningskonsulter inte får den äran.

Men, vi kan ju börja från början. Vad är en koncern? Aktiebolagslagen definierar detta i 1 kap. 11 § som att en koncern föreligger om ett moderföretag har minst ett dotterföretag. Dotterföretag definieras vidare som ett företag som ägs av ett annat företag som kontrollerar dotterföretaget med minst hälften av rösterna (ofta andelarna, men inte alltid). Även dotterdotterföretag osv. ingår i samma koncern om de uppfyller röstkravet. Detta kring vad som omfattas av koncernen, underkoncerner m.m. kan bli rätt tekniskt så det går jag inte in på här.

Vilka som sen ska upprätta en koncernredovisning framgår alltså, som nämnt ovan, av ÅRL. Vad är en koncernredovisning? En koncernredovisnings innehåll beskrivs i ÅRL och definieras bl.a. i 7 kap. 6 och 8 §:

Koncernbalansräkningen och koncernresultaträkningen skall var för sig utgöra en sammanställning av balansräkningarna respektive resultaträkningarna för moderföretaget och de dotterföretag som omfattas av koncernredovisningen.

”Koncernbalansräkningen, koncernresultaträkningen och noterna skall upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av ställningen och resultatet för de företag, betraktade som en enhet, som omfattas av koncernredovisningen.”

Det låter ju enkelt! Dock förekommer en hel del regler för att koncernredovisningen ska uppfylla kraven på överskådlighet, god redovisningssed och rättvisande bild. Bl.a. är informationen om elimineringar mellan koncernföretag i 13 § och den om eliminering av andelar i dotterföretag i 19 § (förvärvsanalys) centrala. Detta för att s.k. ”koncerninterna” värden inte ska ge en felaktig bild av koncernen. Om ett moderföretag redovisar ett dotterföretags egna kapital i sin koncernbalansräkning får ju moderföretaget inte samtidigt redovisa andelar i samma dotterföretag. Inte heller får t.ex. moderföretaget ta upp den försäljning (omsättning) som skett till ett dotterföretag, utan bara ”extern” omsättning. Dessa poster och transaktioner måste alltså elimineras för att koncernen inte ska redovisa siffror som är ”kaka på kaka”.

Utöver detta ska tilläggas att koncerner är helt civilrättsliga företeelser och inte skatterättsliga. Koncerner beskattas inte, utan det gör bolagen vart och ett för sig. När detta redovisas i koncernredovisningen ger det vissa effekter som att t.ex. obeskattade reserver (periodiseringsfonder, överavskrivningar m.m.) fördelas i en del eget kapital och en del skatteskuld.

För att förtydliga hur bl.a. dessa elimineringar och andra vanliga koncernjusteringar ska göras så släppte dåvarande Redovisningsrådet (nedlagt 2007) en rekommendation som heter RR 1:00. Denna rekommendation har varit central i hur man arbetat med koncernredovisningar de senaste 15 åren. Framöver kommer dock K3 (Bokföringsnämndens Allmänna Råd 2012:1 – BFNAR 2012:1) kapitel 9 vara huvudregelverk för större delen av de koncerner som inte tillämpar K4, eller IFRS, i sin redovisning. Vissa (en del större) förändringar kommer ur detta, men de går jag inte in på i detalj här.

Vilka typer av problem kan man stöta på? Jag har varit behjälplig på konsultbasis vid framtagande av många koncernredovisningar. De har varit så enkla som ett litet moderföretag utan egentlig verksamhet som äger ett stort dotterföretag till 100%, men även betydligt knivigare med stegvisa förvärv, minoritetsintresse, intresseföretag, internvinster, underkoncerner, utländska dotterföretag, ändrade skattesatser etc. etc. För var och en av de koncernredovisningar jag har hjälpt till att ta fram så har jag stött på åtminstone ett problem som jag inte stött på tidigare, trots att jag tillämpat samma lagar och regelverk.

Att ha varit med att ta fram koncernredovisningar är nödvändigt för att jag som revisor ska få en förståelse kring dessa problem och därmed enklare kunna revidera koncernräkenskaper. Det har gett mig fantastiska verktyg för att kontrollera koncernredovisningars riktighet och förtydliga koncernmässigt värde för respektive dotterföretag. Tyvärr förekommer många koncernredovisningar med uppenbara fel som dolts i omräkningsdifferenser, goodwill, valutakursjusteringar, ändrade bolagsskattesatser m.m. Kreativiteten kan vara imponerande för de som inte har verktygen för att kunna säga emot den som tagit fram siffrorna.

Personligen tycker jag att en koncernredovisning är ett måste, även om koncernen inte är en ”stor” koncern, då mer än ett av bolagen bedriver någon form av verksamhet (alltså inte vid rent Holding- eller fastighetsbolag). Koncernsiffror är en förutsättning för att styrelse och intressenter (ägare, banker m.fl.) ska kunna bedöma hela koncernens förmåga, styra samt sätta in lönsamhets-, effektiviseringsåtgärder m.m. 

Behöver ni min hjälp? Jag kan hjälpa er med att ta fram er koncernredovisning – oavsett om ni uppfyller storlekskraven eller ej. Jag kan även hjälpa till med att syna er befintliga koncernredovisning för att se om det finns uppenbara felaktigheter i den eller ge er tips kring ert eget upprättande. Hör av er till mig så tittar vi på hur ni enklast får koll på era koncernräkenskaper.

Konsolidering

Konsolidering