Revisorn vill kontrollinventera vårt varulager. Varför och vad innebär det?

Bolag som har varulager är, enligt Bokföringslagen och Lag om inventering av varulager för inkomstbeskattningen, normalt skyldiga att inventera sitt varulager och uppdatera bokföringen enligt god redovisningssed.

Om bolaget har en vald revisor så ska varulagret enligt god revisionssed normalt kontrollinventeras. Detta gäller inte samtliga varulager utan enbart väsentliga sådana. Förenklat så är ett varulagervärde överstigande 10% av balansomslutningen en väsentlig balanspost. Enligt revisionsstandarderna ISA 500 & ISA 501 ska revisorn då delta vid, eller i anslutning till, bolagets inventering för att kunna säkra varulagrets existens samt kontrollera rutinerna. Kontrollinventering görs alltså för att inhämta revisionsbevis som ska ligga till grund för utformningen av revisionsberättelsen.

Revisorn träffar bolagets lageransvariga och gör kontroller att det finns överensstämmelse mellan lagerlistan och varulagret. Kontroller sker bl.a. delvis genom intervju med personalen, ibland fotografering och delvis genom kontrollräkning.

(Denna fråga/svar förekommer publicerad i Resultat, som är vår branschtidning med nyheter inriktade till företagare (LÄNK). Läs mer om denna artikelserie i mitt inlägg ”Expert i vår branschtidning!”.)

Lagerredovisning

Börjar ditt företags lager växa ur de handskrivna lapparna och Excel-filerna? Då kan det vara dags att tillämpa lagerredovisning i något av de olika systemen som finns för detta.

Det ska tilläggas att man kan komma upp till företag av ganska väsentliga lagerbelopp innan man växer ur lapp- eller Excel-systemet, men förr eller senare når man den omfattningen då man sparar tid, får bättre kontroll och kan öka lönsamheten med ett system för lagerredovisning.

System för lagerredovisning erbjuds av en mängd olika leverantörer (Google) och är mer eller mindre sofistikerade att anpassas till företagens verksamhet.

Det kluriga kan vara när man har många hänförliga kostnader, en egen tillverkning eller annat verksamhetsspecifikt för att räkna ut lagrets anskaffningsvärde. Ofta kan det vara lämpligt att anlita en systemkonsult, som många programvaruföretag erbjuder, så att man får ett system som verkligen ger ett stöd och som inte riskerar att bli en belastning.

Vi har varit med i processen att införa lagersystem samt att bistå företag och systemkonsulter att göra beräkningar som överensstämmer med företagets redovisningsprinciper. Om ni har några funderingar kring ert varulager eller ert system så hör bara av er så hjälper vi er förfina er rapportering.

Detta är inlägg 95 av 100 i min #blogg100-medverkan.

Lagersystem

Kontrollinventering av varulager

Som jag skrev i ett tidigare inlägg om räkenskapsår m.m. så krävs i min bransch viss planering inför varje väsentligt månadsskifte.

En intressant kontroll jag gör avser ett bolags varulager. Bolag (som redovisar enligt Årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens Allmänna råd) som har varulager är skyldiga enligt Bokföringslagen och Lag (1955:257) om inventering av varulager för inkomstbeskattningen att inventera sitt varulager och uppdatera bokföringen enligt de redovisningsregler som finns i Bokföringsnämndens Allmänna råd 2000:3 (som är en förlängning av Redovisningsrådets rekommendation (RR) 2:02). Enligt revisionsstandarderna ISA 500 & ISA 501 ska revisorn delta vid, eller i anslutning till, bolagets inventering av varulagret för att kunna säkra varulagrets existens och kontrollera de rutiner som rör varulagret.

Detta gäller dock inte samtliga varulager utan enbart väsentliga sådana. En revisionsmässig tumregel är att om en tillgång utgör mer än 10% av balansomslutningen så är det en väsentlig balanspost. Det finns undantag från denna tumregel då ett bolag t.ex. har en väldigt balanstung tillgång, som t.ex. en fastighet. Då kan varulagret förstås vara en väsentlig balanspost även om det inte uppgår till 10% av balansomslutningen. 

Vid en kontroll av mitt planeringsverktyg ser jag att av de ca 50 uppdragen jag arbetar med så har ca 10 stycken bokslut i augusti. Av dessa 10 har 4 stycken vid föregående års bokslut ett väsentligt varulager i sin balansräkning.

När jag gjort mitt urval kontaktar jag lageransvariga hos dessa 4 bolag och förhör mig om hur den aktuella lagerredovisningen ser ut samt när de planerat sin inventering. I vissa fall kan ju t.ex. lagret vara avyttrat under året vilket medför att varulagret ej kommer att vara en väsentlig balanspost vid årets bokslut, och då är det ju inte heller någon mening att kontrollinventera. I annat fall bokar vi en tid för när jag kommer till dem.

Väl på plats brukar jag få en lagerlista, ofta handskriven då den ej hunnit renskrivas ännu i detta skede. Jag brukar inleda besöket med en kort intervju om vilka rutiner som finns kring inventeringen, om några förändringar inträffat mot föregående år samt om det är OK att jag fotograferar varulagret för att ge ytterligare tyngd till mitt revisionsbevis. Därefter låter jag den lageransvariga visa mig runt och jag väljer ut några artiklar från lagerlistan för att stämma av mot det fysiska varulagret. Sen gör jag en omvänd kontroll och väljer ut några artiklar från det fysiska varulagret som ska stämma mot lagerlistan. Jag försöker utgå från de större värdena i lagerlistan samt det som ser dyrbart ut i det fysiska lagret för att säkra så stor del av tillgångsmassan som möjligt.

Om jag finner några avvikelser i detta skede ställer jag frågor löpande. I annat fall avslutar vi vårt möte. Därefter sammanställer jag informationen i ett standardiserat dokument med bilderna jag tagit som bilagor. Allt som allt brukar kontrollinventeringar ta 1-4h beroende på avstånd till och storlek på varulagret samt förstås mängden avvikelser. Men dessa timmar är väl investerade då det annars hade varit mycket svårare för mig, och mycket mer tidskrävande (=dyrt), att säkerställa balansposten.

Kontrollinventering av varulager tycker jag är ett av de roligaste momenten i mitt yrke. Dels ger den ytterligare en kontakt med min kund, i vilken mycket intressant och viktig information kan vädras, och dels ger den mig ett revisionsbevis som är så tungt som något innan revisionsberättelsen ska avges. Varulager är normalt en post som är svårreviderad, men med en väl genomförd inventering och kontrollinventering underlättas revisionen avsevärt. Sen ser jag det även som en stor bonus att jag får möjligheten att komma ut och träffa de människor samt se de varor och den verksamhet som genererar pengarna och siffrorna för företaget.