Vad innebär löpande granskning och förvaltningsrevision?

Nu under hösten genomför vi revisorer ofta löpande granskning och förvaltningsrevision hos våra kunder. Vad innebär detta för det granskade företaget och blir det dyrare nu? Nej då, jag ska reda ut begreppen lite.

Till att börja med så har ca. 2/3 av Sveriges aktiebolag kalenderår som räkenskapsår, dvs. räkenskapsåret slutar den 31 december. Långt ifrån alla dessa har vald revisor som ska tillfoga sin revisionsberättelse till årsredovisningen, men i brist på annan statistik så är det i vart fall en fingervisning om att majoriteten av alla aktiebolag med vald revisor gör bokslut per den 31 december.

Då flera av dessa bolag förstås önskar bli klara med sitt bokslut så fort som möjligt efter årsskiftet så riskerar det för oss revisorer att uppstå en mängd med arbete som ska utföras kort efter årsskiftet. För att överbrygga detta så använder vi höstsäsongen, som av samma anledning som ovan normalt är lugnare för oss, till att fördela ut arbete – som ändå behöver utföras inom vårt revisionsuppdrag – till hela räkenskapsåret. Därmed leder detta normalt inte till en ökad kostnad för det granskade företaget utan i princip enbart till en högre servicenivå.

Löpande granskning, först och främst, omfattar egentligen alla granskningsinsatser som sker någon gång under året då inte den ordinarie bokslutsrevisionen är inplanerad. Bokslutsrevisionen fokuserar framförallt på bokslutet och årsredovisningen medan löpande granskning, eller löpande revision, fokuserar på rutiner hos företaget, resultatanalyser, kontoanalyser m.m. Oerhört slarvigt förenklat kan man säga att bokslutsrevisionen fokuserar på balansräkningen och den löpande revisionen fokuserar på resultaträkningen. Detta är förstås inte riktigt sant då resultat- och balansräkning förstås hänger ihop. Till detta kommer, inom vårt granskningsuppdrag, även förvaltningsrevision som går utmärkt att utföra vid den löpande revisionen.

Jag har tidigare skrivit ett inlägg på bloggen om förvaltningsrevision, men jag tänkte lägga ut texten lite mer i detta inlägg för de som är intresserade av att veta mer om hur dessa moment kan gå till. Självklart anpassas de beroende på vilket företag som granskas, men jag tänkte gå genom grunderna och några exempel för de som är intresserade av att veta mer.

Förvaltningsrevision, grundar sig i det lagkrav (Aktiebolagslagen, ABL) som finns för styrelsen och eventuell verkställande direktör att svara för förvaltningen av bolagets angelägenheter. I detta ingår bokföringen, som flera normalt naturligt förknippar revisorn med, som en del men även övriga delar av bolagets styrning och kontroller. Enligt ABL 9:3 ska bolagets valda revisor granska även denna del och enligt ABL 9:33 ska revisorn i sin revisionsberättelse uttala sig om huruvida styrelsen och den verkställande direktören bör beviljas ansvarsfrihet eller ej.

Detta är ett exempel på hur vi kan uttala oss i vår revisionsberättelse:

Som underlag för mitt uttalande om ansvarsfrihet har jag utöver min revision av årsredovisningen granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i bolaget för att kunna bedöma om styrelseledamöterna eller verkställande direktören är ersättningsskyldig mot bolaget. Jag har även granskat om styrelseledamöterna eller verkställande direktören på annat sätt har handlat i strid med aktiebolagslagen, årsredovisningslagen eller bolagsordningen.

Det är förstås inte nödvändigtvis så att årsstämman (ägarna) är tvingade att lyssna på revisorns uttalande, utan de kan besluta om att bevilja ansvarsfrihet ändå, men oavsett så är detta en tung offentlig markering kring att något inte står rätt till i bolaget.

Så hur granskar man detta då? Då förvaltningsrevision inte är en naturlig del av vår goda revisionssed, ISA (läs mer om den här), då det är en relativt särsvensk företeelse så har vår branschorganisation FAR gett ut en rekommendation (RevR 209) kring hur förvaltningsrevisionen bör gå till. Denna är relativt omfattande och svår att återge såhär, men vanligt förekommande granskningsåtgärder i vår förvaltningsrevision är:

  • Diskussion med styrelse, VD och företagsledning om företagets rutiner (t.ex. fakturering, inköp, löner, bonus, tillstånd m.m.) samt test av dessa rutiner med hjälp av berörd personal.
  • Granskning av styrelseprotokoll, väsentliga beslut, eventuella tvister etc. för räkenskapsåret.
  • Granskning av väsentliga avtal kontra räkenskaper, bolagsordning, ägardirektiv, attestrutiner m.m.
  • Granskning av offentliga uppgifter såsom betalningsanmärkningar etc.
  • Granskning av aktiebok.
  • Granskning av skattedeklarationer och skattekonto.
  • Granskning av försäkringar.
  • IT-revision (vilket jag skrivit om tidigare här).

Ovanstående lista är förstås inte heltäckande, och flera moment utförs inte alltid, utan får anpassas beroende på vilket företag som granskas. Förvaltningsrevisionen kan vara ett svårt område då det uppstår en del bedömningsfrågor, men många av ovanstående granskningsåtgärder ger oss en bättre kännedom om företaget vilket gör att även vår bokslutsrevision kan utföras bättre och mer effektivt.

För er som orkat såhär långt hoppas jag att detta gett en bättre inblick i hur vi arbetar med löpande granskning och förvaltningsrevision. Om ni har funderingar så är det självklart bara att maila mig eller lägga en kommentar i kommentarsfältet.

Implementering av affärssystem

Ska ert företag implementera ett nytt affärssystem? Behöver ni rådgivning för att försäkra er om att de viktigaste funktionerna i ekonomisystemet fungerar?

Jag är ju inte bara Auktoriserad revisor, civilekonom och småbarnsfar. Jag är ju även systemvetare (faktiskt!) och lite av en 1337 IT-nörd. Av den anledningen har jag fått en hel del uppdrag som är IT-relaterade och där är ju införandet av ett nytt affärssystem något av de största projekten man kan bli involverad i.

Jag och mina kollegor har varit bollplank åt flera kunder som infört olika affärssystem, och har även kontakt med experter, så att införandet ska bli så smidigt som möjligt. Fungerar allt kring redovisning, lön, lagerredovisning etc? Ska det vara molnbaserat eller inte? Kommer åtkomsten bli tillräcklig? Hänger säkerheten med?

Värt att notera är att införandet nya affärssystem alltid innebär mer arbete (och kostnader) än man först tror så det är viktigt att sätta de mest verksamhetskritiska funktionerna så tidigt och bra man kan. Därefter kan man finslipa systemen, men slipper ändå stopp i verksamheten.

Hör av er till mig om ni vill ha en diskussion om er implementering.

På tal om stopp i verksamheten. Glöm inte heller IT-revision! 🙂 Trevlig helg!

Detta är inlägg 94 av 100 i min #blogg100-medverkan.

affärssystem

Vad är förvaltningsrevision?

Revisorn granskar inte bara årsredovisningens balans- och resultatrapporter (bokslutsrevision) utan även styrelsens förvaltning (förvaltningsrevision).

Detta är ett exempel på hur vi kan uttala oss i vår revisionsberättelse:

Som underlag för mitt uttalande om ansvarsfrihet har jag utöver min revision av årsredovisningen granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i bolaget för att kunna bedöma om styrelseledamoten eller verkställande direktören är ersättningsskyldig mot bolaget. Jag har även granskat om styrelseledamoten eller verkställande direktören på annat sätt har handlat i strid med aktiebolagslagen, årsredovisningslagen eller bolagsordningen.

Centralt för förvaltningsrevisionen är huruvida någon styrelseledamot eller den verkställande direktören orsakat skada för bolaget. Om man som revisor kan konstatera att bolaget lidit skada som inte ersatts samt att det beror på uppsåt eller oaktsamhet av någon eller några av styrelse och VD så ska vi, i vissa fall, uttala oss om att årsstämman ej bör bevilja dessa ansvarsfrihet. Det är inte nödvändigtvis så att årsstämman är tvingade att lyssna på revisorn, utan de kan besluta om att bevilja ansvarsfrihet ändå, men oavsett så är detta en tung offentlig markering kring att något inte står rätt till i bolaget.

De vanligaste granskningsåtgärderna i vår förvaltningsrevision är:

  • Diskussion med styrelse, VD och företagsledning om företagets rutiner.
  • Granskning av avtal kontra räkenskaper, bolagsordning m.m.
  • Granskning av beslut, protokoll etc. för räkenskapsåret.
  • Granskning av offentliga uppgifter såsom betalningsanmärkningar etc.
  • Granskning av skattedeklarationer och skattekonto.
  • Granskning av försäkringar.
  • IT-revision (vilket jag skrivit om tidigare här).

Debatt

Förvaltningsrevision är sällsynt i världen (utan källa har jag hört att förvaltningsrevision bara existerar i Sverige och Finland). Med tanke på detta har det varit omdebatterat ifall det verkligen är något som en revisor ska arbeta med eller om det ska lämnas över på övriga aktörer i samhället.

Jag själv är kluven. Förvaltningsrevisionen kan vara ett svårt område då det uppstår en del bedömningsfrågor, men många av ovanstående granskningsåtgärder ger oss en bättre kännedom om företaget vilket gör att vår bokslutsrevision kan utföras bättre och mer effektivt.

Detta är inlägg 66 av 100 i min #blogg100-medverkan.

förvaltningsrevision

IT-revision – Har ni råd med ett haveri?

Vad händer om ert företags IT-miljö skulle haverera? Hur mycket pengar skulle det kosta företaget?

Tyvärr är IT-miljön ofta förbisedd som framgångsfaktor i företagande. Det beror inte sällan på en företagsledning/styrelse som inte har tillräckligt med kunskap för att kunna ställa rätt frågor internt. Det brukar finnas stor möjlighet att effektivisera verksamheten samt begränsa risken vid ett eventuellt haveri genom att utföra en IT-revision. Då upptäcks risker som kan förebygga en katastrof.

Vad många inte vet är att vi revisorer, i de flesta företag, har en skyldighet att lyfta fram IT-miljön som riskområde i vår förvaltningsrevision. Förvaltningsrevision är ett område jag inte skrivit så mycket om tidigare, men som jag återkommer till längre fram. Utöver att vi i vår revisionsberättelse uttalar oss om årsredovisningens balans- och resultatrapporter så uttalar vi ju också oss om styrelsens ansvarsfrihet. I detta ingår att säkerställa att styrelsen agerat på ett sätt som inte riskerar att skada bolaget, och här kommer IT ofta in i bilden. För hur skulle er verksamhet klara sig en dag, en vecka eller en månad utan ert IT-system?

Eftersom de flesta revisorer inte är IT-experter (no kidding!) så anlitar vi ibland externa parter för att göra IT-revisionen, men i huvuddelen av uppdragen vi arbetar med så brukar vi ha en uppsättning med grundläggande frågor för att bedöma risken med bl.a.:

  • Åtkomst: Vem handhar driften? Kan maskinparken ersättas? Tillämpas säkra lösenord? Har obehöriga åtkomst till hårdvara/mjukvara? Finns brandvägg?
  • Backup: Tas backup? Hur ofta? Fungerar återläsning? Vart förvaras backupen?
  • Antivirus: Används antivirus? Är skyddet uppdaterat?
  • Policy: Finns krisberedskap? Är försäkringsskyddet tillräckligt?

Hur klarar du dessa, de enklaste och mest grundläggande, frågor om er IT-miljö? Fråga gärna er IT-ansvarige och ge dig inte förrän du förstår svaren. För det är du som ägare eller styrelseledamot som är, och kommer att hållas, ansvarig – förr eller senare. 

Idag är tjänster som IT-revision prisvärda eftersom det finns många duktiga aktörer på marknaden som konkurrerar med varandra. Jag rekommenderar er att ta detta på allvar omgående och kontakta någon kunnig som kan hjälpa er att riskbegränsa er verksamhet samt bidra till ökad effektivitet och lönsamhet.

Kontakta gärna mig för referenser då jag arbetar med flera experter på området.

Detta är inlägg 63 av 100 i min #blogg100-medverkan.

it-revision

 

Revisionsbyrå Skåne

Letar du revisionsbyrå i Skåne? Finns du i Malmö, Helsingborg, Lund, Trelleborg, Ängelholm, Landskrona, Höganäs, Ängelholm, Löddeköpinge eller i närheten så har jag och mina duktiga kollegor på Baker Tilly kontor nära er. Via länken hittar du till respektive kontor och ser vad vi kan hjälpa er med.

Baker Tilly

På kontoret i Helsingborg där jag arbetar är vi cirka 25 personer som erbjuder tjänster inom revision, redovisning och rådgivning. Utöver den rena revisionen kan vi alltså bistå redovisningstjänster som t.ex. löpande bokföring, månadsbokslut, årsbokslut, årsredovisning, deklaration och skatt, avstämningar m.m. I vår roll som konsult hjälper vi bl.a. till med rådgivning kring:

  • starta och driva företag
  • kalkylering
  • redovisningsrådgivning
  • budget och prognoser
  • likviditetsplanering
  • due diligence
  • genomgång av ekonomiska rutiner och processer
  • IT-revision
  • ekonomi- och redovisningshandböcker
  • lagerbolag
  • omstrukturering av företag samt generationsskifte

Letar du efter en revisor så läs först mitt inlägg om hur man väljer revisor och ta sen kontakt med mig så hjälper jag er. Har du några frågor eller funderingar så tveka inte att ta kontakt med mig via kontaktuppgifterna till vänster på denna sida alternativt via mitt digitala visitkort, www.KimLavin.se.