Ekonomi- och redovisningshandböcker

Ett sätt att minimera risk på sin ekonomiavdelning eller redovisningsavdelning är att skriva ned alla viktiga rutiner och processer i ett dokument, t.ex. en ekonomihandbok eller redovisningshandbok.

Är du ansvarig för en ekonomi- eller redovisningsavdelning som CFO, ekonomichef, redovisningschef, styrelseledamot eller VD? Jag rekommenderar alla företag som inte har en oerhört enkel redovisning, eller anlitar en redovisningsbyrå, att ta tag i detta.

Vi har varit delaktiga i denna process vid ett flertal tillfällen för att säkerställa att företagsledningen får med alla viktiga rutiner och processer kring redovisning, bokföring, bokslut, inkomstdeklaration, skattedeklaration etc.

I en sådan handbok kan man tydliggöra t.ex. företagets kontoplan, resultatenheter, datum för avstämningar m.m. Detta gör att ekonomiavdelningen upplever en större trygghet i sitt arbete vid t.ex. personalomsättning, frånvaro etc. Det kan också ge dig i styrelsen eller företagsledningen en trygghet i ditt arbete då du vet att det är lätt att ta in, och lära upp, ny personal på både assistent- och chefsnivå till ekonomiavdelningen.

Arbetet med en manual för ekonomiavdelningen brukar flyta på bra så fort man kommit igång med den. Behöver ni en knuff över tröskeln? Vill du ha vår hjälp med detta så hör bara av dig till mig så ser jag till att ni kommer igång med arbetet.

Detta är inlägg 93 av 100 i min #blogg100-medverkan.

redovisningshandbok

Due diligence

Ska ni köpa eller sälja bolag? Behöver ni hjälp med en s.k. due diligence? Vi kan hjälpa er!

Vad är en due diligence? När man ska köpa ett företag, och transaktionen inte är intern eller väldigt liten, så är det vanligt att man gör en granskning av köpeobjektet innan man skriver under avtal etc. En sådan granskning kallas på utrikiska för due diligence och är relativt vanligt språkbruk bland konsulter, revisorer etc. som arbetar med detta.

Vi arbetar utifrån ett dokument, som anpassas utifrån situationen, för att säkerställa att alla delar av bolaget, verksamheten och dess ingående delar är kartlagda så att avtalet (och priset) ska bli så korrekt som möjligt så att både köparen och säljaren undviker onödiga diskussioner i efterhand.

Även som säljare kan det vara intressant att få gjort en due diligence före sin försäljning för att det inte ska dyka upp något när köparen går genom ens verksamhet. Det är alltid bättre att förekomma än att bli förekommen.

Vill du ha vår hjälp med detta så tveka inte att höra av dig så berättar vi mer om hur vi går tillväga.

Jag har för övrigt skrivit mer om Företagsförvärv här, och angränsande till det har jag även skrivit om Bolagsvärdering här.

Detta är inlägg 92 av 100 i min #blogg100-medverkan.

duediligence

Moms vid EU-handel och export

Flera av våra kunder bedriver handel med utländska företag, inte minst med företag inom EU. Det finns en del regler kring denna handel och inte minst momshanteringen kan ställa till med besvär för företagare.

Jag tänkte redogöra för en del av hanteringen i detta inlägget, men då reglerna är snåriga är detta inte på något sätt facit utan min förenkling. Skatteverket har betydligt mycket mer, och svårgenomtränglig, information på sin hemsida. Var alltid noga med att säkerställa hur er verksamhet ska förhålla sig till denna hantering. I mitt exempel tänkte jag utgå från ett svenskt aktiebolag som säljer tjänster och/eller varor till danska (EU) och norska (Export) diton:

Till Danmark/EU
1. Tjänster utförda hos kundföretag i Danmark – Tjänster inom EU beskattas med moms i det land de anses omsatta. Omsättningen görs som huvudregel i det land köparen finns (har sitt säte). Här blir det alltså ingen svensk moms på fakturan. På fakturan ska framgå köparens och säljarens VAT-nummer samt texten ”General rule for services (Reverse charge) to a taxable person in another country.”. Försäljningen redovisas i ruta 39 i skattedeklarationen.
2. Tjänster utförda för kundföretag i Danmarks räkning, men på distans från kontor i Sverige – Att tjänsten utförs från distans påverkar ej momsen. Behandlas precis som punkt 1.
3. Varor till kundföretag i Danmark – Huvudregeln innebär faktiskt att svensk moms ska tas ut på försäljningen av varor inom EU, men när handel sker mellan två företag behövs det dock inte tas ut svensk moms om fakturan utformas rätt. På fakturan ska framgå köparens och säljarens VAT-nummer samt texten ”Intra-Community supply of goods (reverse charge)”. Det är viktigt att köparens VAT-nummer kontrolleras för att detta ska vara giltigt. Kontrollen görs enklast via Skatteverkets hemsida. Försäljningen redovisas sen i ruta 35 i deklarationen.

Uppgifter om försäljning av varor och tjänster lämnas i periodisk sammanställning och ska stämma överens med vad som redovisats i rutorna 35 och 39 på momsdeklarationerna. Ovanstående gäller förstås omvänt vid inköp från annat EU-land och du som köpare redovisar då både ut- och ingående moms i Sverige i särskilda rutor på skattedeklarationen.

Till Norge/Export
1. Tjänster utförda hos kundföretag i Norge – Tjänster på export beskattas, likt för EU, med moms i det land de anses omsatta. Omsättningen görs som huvudregel i det land köparen finns (har sitt säte). Här blir det alltså ingen svensk moms på fakturan. Det finns inget särskilt krav på fakturans utformning vid tjänsteförsäljning på export. Det finns dock inget hinder mot att samma uppgifter, dvs. att köparens och säljarens VAT-nummer samt texten ”General rule for services (Reverse charge) to a taxable person in another country.” framgår. Försäljningen redovisas i ruta 40 i deklarationen.
2. Tjänster utförda för kundföretag i Norges räkning, men på distans från kontor i Sverige – Att tjänsten utförs från distans påverkar ej momsen. Behandlas precis som punkt 1.
3. Varor till kundföretag i Norge – Ingen svensk moms tas ut på varuförsäljning på export. På fakturan ska framgå texten ”Outside Community supply of goods, export”. Försäljningen redovisas sen i ruta 36 i deklarationen.

Detta var några exempel på situationer som kan förekomma. Detta gällde ju specifikt våra goda grannar Danmark och Norge, men täcker då även alla övriga länder som är EU eller Export. Det finns självklart sjuttioelva andra kombinationer av momshantering beroende på er verksamhet, med det ena lite galnare undantaget än det andra…, men dessa täcker ganska många typfall. Var dock försiktig med att använda det som facit! Glöm inte att denna blogg är kostnadsfri, lika accepterad som källhänvisning som Se&Hör Hänt I Veckan och därför helt fri från ansvar om det som publicerats där mot förmodan skulle vara fel 🙂

Om du har några funderingar kring just ert upplägg, redovisningen av detta eller annat så ta gärna kontakt med mig så ska jag eller vår skatteavdelning hjälpa er så att ni kan sova gott om natten.

Detta är inlägg 91 av 100 i min #blogg100-medverkan.

ilovemoms

Löneredovisning – Löneväxling med bilförmån

Vår redovisningsavdelning hjälper flera kunder med deras löneredovisning så att deras anställda känner sig trygga och välinformerade varje månad. Det är viktigt att lönespecifikationen är tydlig och att lönen utbetalas som den ska och inte minst NÄR den ska.

I samband med löneredovisningen så försöker vi rådgöra med kunderna så att deras löneredovisning blir så effektiv och bra som möjligt.

Ett möjligt planeringsscenario som dykt upp de senaste åren, och som kan göra skattesitsen mer förmånlig för företagare, är s.k. omvänd löneväxling vid bilförmån. Det brukar främst vara aktuellt för företagets ägare då det kan vara svårt att sänka lönen längre fram för en anställd vilket ju inte är några problem med en förmån.

Omvänd löneväxling innebär att personen får höjd lön och betalar in förmånsvärdet istället för att ta upp det som förmån (OBS att det ändå rör sig om en förmånsbil och regler för detta). Detta får ingen effekt skattemässigt vare sig för bolaget eller den anställde. (Man ska dock vara lite försiktig med eventuella pensionsavtal som kan påverkas…)

Finessen med detta är att det s.k. löneunderlaget (Läs mer i mitt K10-inlägg) höjs och likaså kvalifikationslönen.
Skattepliktiga förmåner får ju däremot inte ingå i lönesumman vid beräkningen av löneunderlaget. Förmånerna får inte heller räknas med när det gäller det lönekrav som måste uppfyllas för att kunna utnyttja löneunderlaget, så här får man dubbel vinning.

Det är lite speciellt att redovisa dessa uppgifter, men vinningen kan bli stor, så om ni har några funderingar om detta så står vi gärna till tjänst.

Läs även mitt inlägg om att Leasing av personbil i aktiebolag kan vara bra affär!

Detta är inlägg 90 av 100 i min #blogg100-medverkan.

löneväxling

Koncernrapportering

Vi får ibland uppdrag att bistå med företags koncernrapportering.

Det är särskilt vanligt att företag som ägs av större koncerner har rapporteringskrav på sig där de med olika intervaller, ofta månadsvis, ska rapportera till sitt moderbolag.

Vi har varit behjälpliga med denna typ av rapportering och även att bygga upp rutiner kring hur rapporteringen ska ske. I flera fall har det krävts omräkning av redovisningen för att anpassas till redovisningsregelverket i moderföretaget.

Om ni behöver hjälp med detta har vi erfarenheten, så bara hör av er så hjälper vi er att få rutiner för att göra detta eller bistår med att göra det.

Detta är inlägg 89 av 100 i min #blogg100-medverkan.

Konkursutredning

När ett företag går i konkurs tillsätts en konkursförvaltare som ska omsätta företagets tillgångar till pengar för att betala de skulder som finns.

Det är inte ovanligt att konkursförvaltaren är en advokat vid en advokatbyrå då dessa brukar ha bäst kompetens att hantera konkurser. Det är inte heller ovanligt att ett företag som gått i konkurs inte har ordning på sin redovisning. I de fallen brukar konkursförvaltaren ta hjälp att reda ut företagets ekonomi och där kommer ofta vi som revisorer och redovisningskonsulter in i bilden.

Vid en konkursutredning kan det visa sig att företagets bokföring behöver slutföras, ändras eller helt göras om för att konkursförvaltaren ska kunna dra slutsatser om ansvar m.m. för företaget. Ibland kan det även räcka med analyser i den befintliga huvudboken för att upptäcka när obestånd, insolvens och/eller insufficiens inträffat.

Detta är inlägg 88 av 100 i min #blogg100-medverkan.

konkurs

Fusion av aktiebolag

Om du vill slå ihop ett eller flera aktiebolag (även andra bolagsformer) så är fusion ofta den vanligaste vägen. Reglerna om fusion av aktiebolag finns i Aktiebolagslagen (ABL) 23 kapitel.

Fusion behöver inte vara det naturliga alternativet. Ibland kan en inkråmsaffär vara det bästa valet. Men när man har som mål att överföra alla tillgångar, skulder och förpliktelser till det ena bolaget som t.ex. efter ett förvärv av en verksamhet så är fusion smidigt då man inte därefter behöver likvidera det överlåtande bolaget. Det upplöses då i samband med fusionen.

Hur går det då till? Styrelserna för de inblandade bolagen upprättar en fusionsplan där det framgår vad som kommer att hända. Fusionsplanen ska alltid granskas av en auktoriserad eller godkänd revisor oavsett om bolagen har vald revisor eller ej. Det är ofta där jag kommer in i bilden då jag ska avge ett revisorsyttrande avseende fusionsplanen. Därefter ska styrelserna informera alla kända borgenärer, t.ex. bank, leverantörer etc som har fordringar på bolagen och intyga detta på en särskild handling. Beroende på förutsättningarna kan ytterligare formalia behövas.

När detta är gjort ska handlingarna skickas till Bolagsverket som då kallar på bolagens okända borgenärer vilket tar 2-3 månader. Det är också Bolagsverket som slutligen beslutar om och registrerar fusionen och här kan du få information om fusion av helägt dotterbolag, som är den vanligaste och enklaste formen av fusion.

Hur lång tid tar en fusion? Allt som allt brukar en fusion ta 4-6 månader beroende på ledtider. Processen behöver inte bli så kostsam om allt är i sin ordning.

Det finns även andra former av fusion än fusion av helägt dotterbolag, men de kommer jag avhandla längre fram.

Det finns en del utmaningar vid fusioner. Det gäller t.ex. i bolagens redovisning (beräkning av fusionsdifferens), koncernredovisning och hur fusionen ska hanteras skattemässigt. Där har vi erfarenhet från flera olika typer av fusioner och hjälper gärna till.

Detta är inlägg 87 av 100 i min #blogg100-medverkan.

fusion

Revision vid finansiering av EU-projekt

EU finansierar diverse projekt och organisationer med medel.

Vid vissa projekt krävs intyg och/eller revisionsberättelse från en kvalificerad (godkänd eller auktoriserad – skillnad? Läs här.) revisor.

Vi har erfarenhet från flera olika projekt och hjälper gärna er med rätt handling för ert projekt. Hör bara av dig till mig så ser jag till att ni får rätt hjälp för er finansiering.

Detta är inlägg 86 av 100 i min #blogg100-medverkan.

Vad är en leverantörsreskontra?

En leverantörsreskontra är ett sidoordnat register över företagets leverantörer.

Jag skrev lite om sidoordnade register och sidoordnad bokföring i mitt inlägg om kundreskontra och om anläggningsregister.

I företagets leverantörsreskontra kan man spara mer uppgifter än som går i den ordinarie bokföringen där man ofta är begränsad till bokföringsdatum, belopp och verifikationstext. När man arbetar med sin leverantörsreskontra är det mer intressant att få fram uppgifter som fakturadatum, förfallodatum, betalningar, historik, kategorier etc.

Det finns flera olika programvaror för att hantera detta med mer eller mindre bra kopplingar direkt till företagets redovisningssystem. Det underlättar att ha ett integrerat system så att man slipper det extra momentet som det annars innebär att mata in uppgifter från den sidoordnade reskontran till redovisningssystemet.

Detta är inlägg 85 av 100 i min #blogg100-medverkan.

leverantörsreskontra

Trädabolag / 5:25-bolag / Karensbolag

Har du ett fåmansföretag och är klar med ditt företagande och vill få möjlighet att få ut dina pengar till en lägre skattesats? Då kanske ett s.k. ”trädabolag” är något för dig.

Att vara klar med sitt företagande kan vara ett slarvigt begrepp, men det kan röra sig om t.ex. pension, dålig lönsamhet, exit vid försäljning etc. När man kommit till denna punkt brukar det vara intressant att planera hur man ska få ut de återstående pengarna. Det behöver dock inte vara så att man nödvändigtvis behöver plocka ut pengarna vilket jag ska komma till längre ned.

Det finns några olika sätt att avsluta en verksamhet vilket jag skrivit lite om i inläggen ”Generationsskifte” och ”Likvidation av aktiebolag”. Har du varit aktiv i verksamheten så beskattas du med stor sannolikhet på din K10-blankett för kvalificerade andelar (som jag skrivit mycket om tidigare) med 20% upp till gränsbeloppet och som tjänsteinkomst (30-57%) för resten. Om du inte har ett högt gränsbelopp kan skattesituationen alltså bli mycket ogynnsam här. Dags för lite skatteplanering! 🙂

Har du däremot inte varit aktiv i verksamheten (okvalificerade andelar), så finns möjlighet att plocka ut all utdelning, eller vinst vid försäljning, till 25% skatt, vilket deklareras på blankett K12. Definitionerna av huruvida andelarna är kvalificerade eller okvalificerade är mycket komplicerade och hittas i Inkomstskattelagens 57 kapitel. Väldigt förenklat brukar man säga att om man varit helt passiv under de 5 (därav benämningen 5:25 – 5 år 25%) senaste hela beskattningsåren så har man okvalificerade andelar oavsett om de varit kvalificerade innan eller ej, men de kan alltså vara okvalificerade tidigare än så. Det går inte heller att vara passiv i ett bolag medan man är aktiv i ett annat företag, där man äger andelar, som bedriver ”samma eller likartad verksamhet”. Vi rekommenderar alltid våra kunder att ta hjälp av en skattekonsult i den mån det finns minsta osäkerhet kring dessa regler.

Det ska nämnas att dessa regler (3:12-reglerna) är under lupp för tillfället och inom kort sannolikt förändras. Det kan vara vettigt då de skapat ett relativt osäkert rättsläge.

Men, måste ni verkligen plocka ut pengarna? Varför skatta i onödan? Man ska alltid överväga om man verkligen ska plocka ut pengarna eller om man istället ska låta dem stå och få avkastning i aktiebolaget. Om man plockar ut dem och skattar av 25% eller mer så är ju skatten som du betalar en stor del som du istället skulle kunna få årlig avkastning på. Ett aktiebolag är faktiskt ett perfekt pensionssparande vari man kan utföra rätt mycket fria handlingar. Överväg därför alltid noga om det verkligen är en fördel att skatta av pengarna bara för att du ska få in dem på ditt privata bankkonto.

Detta är en av många skattefrågor vi är vana att få från våra kunder. Undrar du över er situation? Ta en kontakt så hjälps vi åt att se vad som finns för möjligheter!

Detta är inlägg 84 av 100 i min #blogg100-medverkan.

Okvalificerad